Vom Festival mit vier Bühnen bis zum einzelnen Aufbautag – eine Struktur, die mitwächst.
Ein dreitägiges Festival besteht aus Aufbautagen, Showtagen, einem Reisetag und dem Abbau. Über all diese Tage hinweg bleibt vieles gleich – oft derselbe Kunde, dieselbe Location, dieselben Ansprechpartner. Und wo eine Firma innerhalb desselben Festivals mehrere Kunden oder mehrere Locations bedient, gehört auch das zu einer Produktion. In einem flachen Kalender oder einer Tabelle steht dennoch jeder Tag für sich. Wechselt ein Ansprechpartner, pflegen Sie das an vielen Stellen nach. Und fragt jemand, was die Produktion insgesamt gekostet hat, beginnt die Suche.
In CrewBrain hängen die Termine an einem Projekt. Was für alle Tage gilt, pflegen Sie einmal – und was das Projekt insgesamt ausmacht, steht an einer Stelle statt verteilt über einzelne Einträge.
Am dreitägigen Festival mit zwei Bühnen lässt sich die Struktur in wenigen Sätzen zeigen.
Bündelt alles, was zu einem Auftrag gehört. Im Beispiel: das dreitägige Festival mit allem, was dazuzählt.
Der einzelne Termin innerhalb des Projekts. Im Beispiel: Aufbau, Showtag 1, Showtag 2 und Abbau.
Die Untergliederung eines Termins, wenn parallel an mehreren Stellen gearbeitet wird. Im Beispiel: Bühne A und Bühne B am selben Showtag.
Der Termin, der für sich steht: ohne Unterjobs und selbst kein Unterjob. Im Beispiel: die Besichtigung der Location im Vorfeld – mit oder ohne Projekt dahinter.
Dazu unterscheidet CrewBrain die von Ihnen hinterlegten Tagesarten: Arbeitstag, Reisetag und freier Tag. Bei mehrtägigen Produktionen mit Anreise ist das der Unterschied zwischen einer plausiblen und einer unbrauchbaren Auswertung.
Der entscheidende Punkt: Die Hierarchie ist nach oben und nach unten optional. Ein Einzeltermin braucht kein Projekt, ein Festival lässt sich beliebig tief gliedern – und beides liegt im selben System.
Was an einem Termin hängt, ist in Reitern gegliedert: Stammdaten, Beschreibung, Location, Ansprechpartner und Zusatzdaten. Je Termin sind ein Disponent und ein Projektleiter hinterlegt, dazu die Ansprechpartner bei Kunde und Location. Dokumente, Kommentare und Bilder legen Sie direkt am Termin ab.
Der praktische Nutzen: Wer am Einsatztag etwas wissen muss, findet es am Termin – nicht in einem E-Mail-Verlauf und nicht bei dem Kollegen, der gerade nicht erreichbar ist.
Projektnummern vergeben Sie fortlaufend, jahresbasiert oder manuell; Jobnummern nach Jahr, nach Projekt-Haupt-Unterjob oder manuell. Das Schema ist konfigurierbar – so lässt sich das gewohnte Muster aus der Buchhaltung übernehmen.
Jeder Termin trägt einen farbigen Status; neun Farben stehen zur Verfügung. Im Kalender ist der Bearbeitungsstand damit ohne Klick erkennbar.
Die Nummer ist das, worüber Abrechnung, Rückfrage vom Kunden und Nachkalkulation zusammenfinden. Folgt sie dem gewohnten Schema, muss niemand umdenken.
Termine kopieren Sie einmalig, mehrfach oder als Serie – Wiederholungen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Und ein einzelner Termin lässt sich nachträglich in ein Projekt umwandeln.
Denn Aufträge wachsen: Aus dem einen Aufbautag werden drei, aus dem Einzeljob wird ein Projekt mit Unterjobs. Ohne Umwandlung heißt das Neuanlage und Abtippen – mit ihr nicht.
Projektübersicht, Projektdokumentation, Projektstatistik und ein Projekt-Dashboard stehen als eigene Ansichten bereit; dazu lassen sich Stundenkontingente je Projekt steuern. Von dort führt der Weg direkt in die Statistiken, die Abrechnung und die Zeiterfassung.
Die Struktur sagt, was zu tun ist – an welchem Tag, an welcher Bühne, für welchen Kunden. Wer es tut, entscheidet die Personalplanung: Bedarf je Qualifikation, Anfrage, Buchung und Konfliktprüfung. Beide greifen auf dieselben Termine zu – deshalb entstehen Zeiterfassung und Abrechnung ohne Zweiterfassung aus derselben Struktur. Wiederkehrende To-dos je Termin bilden Sie über die Aufgabenverwaltung ab.
Nein. Für den kleinen Auftrag genügt ein Einzeljob – ein Termin, der für sich steht und ohne Projekt auskommt. Ein Projekt legen Sie erst an, wenn mehrere Termine zusammengehören. Umgekehrt darf auch ein Projekt einen Einzeljob enthalten – etwa die Besichtigung im Vorfeld.
Ein Projekt bündelt Hauptjobs, und jeder Hauptjob lässt sich in beliebig viele Unterjobs unterteilen. So bildet eine Ebene den Termin ab und die darunter die parallelen Arbeitsstellen desselben Tages.
Ja. Projekt- und Jobnummern sind konfigurierbar – fortlaufend, jahresbasiert oder manuell –, sodass sich das gewohnte Muster aus der Buchhaltung übernehmen lässt.
Ja. Aus einem Einzeljob wird bei Bedarf ein Projekt mit Haupt- und Unterjobs – ohne die vorhandenen Daten neu anzulegen.
Ja. Dokumente, Kommentare und Bilder legen Sie direkt am jeweiligen Termin ab, sodass sie am Einsatztag dort zu finden sind, wo sie gebraucht werden.
Über die Tagesart: CrewBrain unterscheidet die von Ihnen hinterlegten Arten Arbeitstag, Reisetag und freier Tag und weist sie je Tag zu. So bleibt in der Auswertung erkennbar, welcher Tag welcher Art war.
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Für uns als Personaldienstleister im Eventbereich ist CrewBrain eine große Bereicherung. Die Software und App werden stetig weiter entwickelt und verbessert. Der Support ist immer bemüht eine schnelle... mehr
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Als es um eine Software für den Bereich Personaldisposition ging, standen mehrere Lösungen zur Auswahl. Wir sind froh, uns für CrewBrain entschieden zu haben. Die Möglichkeiten bei jedem Projekt, detailgenau... mehr
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Wir nutzen CrewBrain bereits seit 2021 für die gesamte Personal- und Fahrzeugplanung und sind super zufrieden mit der Software. CrewBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet... mehr
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Der Wert von etwas wird nicht nur durch den Kosten-/Nutzenfaktor, sondern auch dadurch bestimmt, wie viele Menschen es beeinflusst. Was das angeht spielt CrewBrain weit oben mit!
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Peer Hölscher, InhaberEssential, Standard, Enterprise und verschiedene Erweiterungen.
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