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Structurer les projets et les commandes

Du festival à quatre scènes à la seule journée de montage – une structure qui évolue avec vous.

CrewBee – Assistant IA

Une production n'est pas une simple date

Un festival de trois jours se compose de journées de montage, de journées de spectacle, d'une journée de voyage et du démontage. Sur l'ensemble de ces journées, beaucoup de choses restent identiques – souvent le même client, le même lieu, les mêmes interlocuteurs. Et lorsqu'une entreprise dessert plusieurs clients ou plusieurs lieux au sein du même festival, cela fait également partie d'une production. Dans un calendrier plat ou un tableau, chaque journée reste pourtant isolée. Si un interlocuteur change, vous le corrigez à de nombreux endroits. Et si quelqu'un demande ce que la production a coûté au total, la recherche commence.

Dans CrewBrain, les emplois sont rattachés à un projet. Ce qui vaut pour toutes les journées se saisit une seule fois – et ce qui caractérise le projet dans son ensemble se trouve à un seul endroit au lieu d'être réparti sur des entrées isolées.

Quatre éléments, un exemple

Le festival de trois jours à deux scènes montre la structure en quelques phrases.

1

Projet

Regroupe tout ce qui appartient à une commande. Dans l'exemple : le festival de trois jours avec tout ce qui en fait partie.

2

Emploi principal

L'emploi proprement dit à l'intérieur du projet. Dans l'exemple : le montage, la journée de spectacle 1, la journée de spectacle 2 et le démontage.

3

Sous-emploi

La subdivision d'un emploi lorsque le travail se déroule simultanément à plusieurs endroits. Dans l'exemple : la scène A et la scène B le même jour de spectacle.

4

Emploi individuel

L'emploi qui existe pour lui-même : sans sous-emplois et sans être lui-même un sous-emploi. Dans l'exemple : la visite du lieu en amont de l'événement – avec ou sans projet derrière.

CrewBrain distingue en outre les types de journée que vous avez définis : journée de travail, journée de voyage et jour de repos. Pour les productions de plusieurs jours avec déplacement, c'est la différence entre une évaluation plausible et une évaluation inutilisable.

Le point décisif : la hiérarchie est facultative vers le haut comme vers le bas. Une date isolée n'a pas besoin de projet, un festival se subdivise aussi finement que vous le souhaitez – et les deux se trouvent dans le même système.

La fiche de l'emploi

Ce qui est rattaché à un emploi est organisé en onglets : données de base, description, lieu, interlocuteurs et données complémentaires. Pour chaque emploi, un planificateur et un chef de projet sont enregistrés, ainsi que les interlocuteurs chez le client et sur le lieu. Les documents, commentaires et images se déposent directement sur l'emploi.

L'intérêt pratique : celui qui a besoin d'une information le jour de l'intervention la trouve sur l'emploi – pas dans un fil de courriels ni chez le collègue qui n'est justement pas joignable.

Sous-emplois dans le calendrier

Numéros et statuts

Séquences de numéros automatiques

Les numéros de projet sont attribués en continu, par année ou manuellement ; les numéros d'emploi par année, selon projet-emploi principal-sous-emploi ou manuellement. Le schéma est configurable – de sorte que le modèle habituel de la comptabilité peut être repris.

Statuts avec code couleur

Chaque emploi porte un statut coloré ; neuf couleurs sont disponibles. Dans le calendrier, l'état d'avancement est ainsi visible sans le moindre clic.

Le numéro est ce qui réunit la facturation, la question du client et le calcul a posteriori. S'il suit le schéma habituel, personne n'a besoin de changer ses habitudes.

Copier, séries, convertir

Les emplois se copient une fois, plusieurs fois ou en série – avec des répétitions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. Et un emploi isolé peut être converti ultérieurement en projet.

Car les commandes grandissent : d'une journée de montage on passe à trois, d'un emploi individuel à un projet avec des sous-emplois. Sans conversion, cela signifie tout recréer et tout ressaisir – avec elle, non.

La vue d'ensemble du projet

Aperçu du projet, documentation de projet, statistiques de projet et un tableau de bord de projet sont disponibles comme vues distinctes ; à cela s'ajoute le pilotage des contingents d'heures par projet. De là, le chemin mène directement aux statistiques, à la facturation et à l'enregistrement du temps.

Structure et planification

La structure dit ce qui doit être fait – quel jour, sur quelle scène, pour quel client. Qui le fait relève de la planification du personnel : besoins par qualification, demande, réservation et vérification des conflits. Les deux s'appuient sur les mêmes emplois – c'est pourquoi l'enregistrement du temps et la facturation découlent de la même structure, sans double saisie. Les tâches récurrentes par emploi se gèrent via la gestion des tâches.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'un projet pour chaque commande ?

Non. Pour une petite commande, un emploi individuel suffit – un emploi qui existe pour lui-même et se passe de projet. Vous ne créez un projet que lorsque plusieurs emplois vont ensemble. À l'inverse, un projet peut tout à fait contenir un emploi individuel – par exemple la visite du lieu en amont.

Jusqu'à quel niveau un projet peut-il être subdivisé ?

Un projet regroupe des emplois principaux, et chaque emploi principal se subdivise en autant de sous-emplois que vous le souhaitez. Un niveau représente ainsi la date et le niveau inférieur les postes de travail parallèles de la même journée.

Les numéros de projet peuvent-ils suivre notre schéma existant ?

Oui. Les numéros de projet et d'emploi sont configurables – en continu, par année ou manuels –, de sorte que le modèle habituel de la comptabilité peut être repris.

Un emploi isolé peut-il être converti ultérieurement en projet ?

Oui. Un emploi individuel devient au besoin un projet avec emplois principaux et sous-emplois – sans avoir à recréer les données existantes.

Des documents et des commentaires peuvent-ils être déposés sur un emploi précis ?

Oui. Les documents, commentaires et images se déposent directement sur l'emploi concerné, de sorte qu'ils se trouvent le jour de l'intervention là où on en a besoin.

Comment les journées de voyage se distinguent-elles des journées de travail ?

Par le type de journée : CrewBrain distingue les types que vous avez définis – journée de travail, journée de voyage et jour de repos – et les affecte jour par jour. L'évaluation permet ainsi de voir quel jour était de quel type.

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