Del festival con cuatro escenarios al día de montaje aislado – una estructura que crece con usted.
Un festival de tres días se compone de días de montaje, días de show, un día de viaje y el desmontaje. A lo largo de todos esos días mucho permanece igual: a menudo el mismo cliente, el mismo lugar, las mismas personas de contacto. Y cuando una empresa atiende a varios clientes o varios emplazamientos dentro del mismo festival, eso también forma parte de una producción. En un calendario plano o en una tabla, sin embargo, cada día queda por su cuenta. Si cambia una persona de contacto, hay que corregirlo en muchos sitios. Y si alguien pregunta cuánto ha costado la producción en total, empieza la búsqueda.
En CrewBrain los trabajos cuelgan de un proyecto. Lo que vale para todos los días se registra una sola vez, y lo que define al proyecto en su conjunto está en un único sitio en lugar de repartido entre entradas sueltas.
El festival de tres días con dos escenarios muestra la estructura en pocas frases.
Agrupa todo lo que pertenece a un encargo. En el ejemplo: el festival de tres días con todo lo que cuenta para él.
El trabajo concreto dentro del proyecto. En el ejemplo: montaje, día de show 1, día de show 2 y desmontaje.
La subdivisión de un trabajo cuando se trabaja en paralelo en varios sitios. En el ejemplo: escenario A y escenario B el mismo día de show.
El trabajo que va por su cuenta: sin trabajos secundarios y sin ser él mismo un trabajo secundario. En el ejemplo: la visita al emplazamiento antes del evento, con o sin proyecto detrás.
Además, CrewBrain distingue los tipos de jornada que usted haya definido: jornada de trabajo, jornada de viaje y día libre. En producciones de varios días con desplazamiento, esa es la diferencia entre una evaluación plausible y una inservible.
El punto decisivo: la jerarquía es opcional hacia arriba y hacia abajo. Una cita aislada no necesita proyecto, un festival se puede desglosar todo lo que quiera, y ambas cosas conviven en el mismo sistema.
Lo que cuelga de un trabajo está organizado en pestañas: datos maestros, descripción, ubicación, personas de contacto y datos adicionales. Para cada trabajo se registran un planificador y un jefe de proyecto, además de las personas de contacto en el cliente y en el emplazamiento. Los documentos, comentarios e imágenes se archivan directamente en el trabajo.
La utilidad práctica: quien necesita saber algo el día de la intervención lo encuentra en el trabajo, no en una cadena de correos ni en el compañero que justo no está localizable.
Los números de proyecto se asignan de forma correlativa, por año o manualmente; los números de trabajo por año, por proyecto-trabajo principal-trabajo secundario o manualmente. El esquema es configurable, de modo que se puede adoptar el patrón habitual de la contabilidad.
Cada trabajo lleva un estado en color; hay nueve colores disponibles. En el calendario, el estado de tramitación se reconoce así sin un solo clic.
El número es aquello que reúne la liquidación, la consulta del cliente y el cálculo posterior. Si sigue el esquema habitual, nadie tiene que cambiar de mentalidad.
Los trabajos se copian una vez, varias veces o como serie, con repeticiones diarias, semanales, mensuales o anuales. Y un trabajo suelto se puede convertir después en un proyecto.
Porque los encargos crecen: de un día de montaje se pasa a tres, de un trabajo individual a un proyecto con trabajos secundarios. Sin la conversión eso significa crearlo todo de nuevo y volver a teclearlo; con ella, no.
Vista general del proyecto, documentación de proyecto, estadística de proyecto y un panel de proyecto están disponibles como vistas propias; a ello se suma el control de cupos de horas por proyecto. Desde ahí el camino lleva directamente a las estadísticas, a la liquidación y al registro de horas.
La estructura dice qué hay que hacer: qué día, en qué escenario, para qué cliente. Quién lo hace lo decide la planificación de personal: necesidades por cualificación, solicitud, reserva y comprobación de conflictos. Ambas trabajan sobre los mismos trabajos, y por eso el registro de horas y la liquidación surgen de la misma estructura sin doble registro. Las tareas recurrentes por trabajo se cubren con la gestión de tareas.
No. Para un encargo pequeño basta con un trabajo individual: un trabajo que va por su cuenta y prescinde de proyecto. Solo se crea un proyecto cuando varios trabajos van juntos. A la inversa, un proyecto también puede contener un trabajo individual, por ejemplo la visita previa al emplazamiento.
Un proyecto agrupa trabajos principales, y cada trabajo principal se puede dividir en tantos trabajos secundarios como quiera. Así, un nivel representa la cita y el inferior los puestos de trabajo paralelos del mismo día.
Sí. Los números de proyecto y de trabajo son configurables (correlativos, por año o manuales), de modo que se puede adoptar el patrón habitual de la contabilidad.
Sí. Un trabajo individual se convierte cuando hace falta en un proyecto con trabajos principales y secundarios, sin tener que crear de nuevo los datos existentes.
Sí. Los documentos, comentarios e imágenes se archivan directamente en el trabajo correspondiente, de modo que el día de la intervención están donde se necesitan.
Por el tipo de jornada: CrewBrain distingue los tipos que usted haya definido (jornada de trabajo, jornada de viaje y día libre) y los asigna a cada día. Así, en la evaluación sigue siendo reconocible de qué tipo fue cada día.
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