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Planificación del personal para eventos

Para empresas, bandas y clubes

 Pruébelo ahora durante 30 días

 Planificación de personal, rápida y eficaz para eventos

Con la clara visualización de CrewBrain, siempre tendrá una visión general de la situación de su personal para cada evento. Solicite su personal con solo unos clics y obtenga una rápida visión general de su disponibilidad. Indique directamente a su personal las actividades que tienen asignadas. Si lo desea, puede incluso almacenar el tiempo trabajado exacto de cada empleado.

View of an event

 Mantenga una visión completa en todo momento

Gracias a las diferentes vistas de calendario de CrewBrain, podrá tener siempre bajo control un gran número de eventos. Además de las vistas anuales, mensuales, semanales y diarias, también hay vistas para la disponibilidad del personal y la situación de las vacaciones correspondientes.

 
Annual view Monthly view Weekly view Daily view Availability view Holiday view

 Se acabaron las tediosas gestiones por teléfono, correo electrónico y demás

CrewBrain elimina las tediosas y, sobre todo, propensas a errores gestiones por teléfono o correo electrónico. El estado actual de un evento y la disponibilidad del personal pueden ser consultados en cualquier momento por todos los implicados. CrewBrain se encarga automáticamente de las notificaciones por correo electrónico necesarias en segundo plano, por ejemplo, cuando se añade un empleado a un evento.

iPhine messages

 Opciones diversas y flexibles para la planificación de su personal

Cada empresa, banda y club tiene diferentes requisitos para la planificación del personal de eventos. Por esta razón, CrewBrain está diseñado para ser lo más flexible posible. Combina las variantes de solicitud como quiera y haga que su personal o tus miembros sepan exactamente cuándo, dónde y cómo quiere que trabajen. Puede ocultar las variantes de solicitud que no necesite con solo unos clics.

Citas y trabajos secundarios

Con CrewBrain también puede planificar grandes producciones y giras de varios días o semanas de duración. Puede definir para cada cita tantas citas o trabajos secundarios como desee, que también disponen de todas las opciones de planificación y gestión de personal mencionadas en esta página. De este modo, conservará una visión completa de sus necesidades de personal, incluso si cambian regularmente en el transcurso de un evento.

Jobs

Registro de las necesidades de personal

Una de las principales funciones de CrewBrain es la posibilidad de solicitar personal para sus eventos y ser informado posteriormente de su disponibilidad. Sin embargo, no siempre querrá solicitar o registrar directamente a su personal para un evento. En tal caso, inicialmente solo puede introducir sus necesidades de personal en CrewBrain. La demanda (p. ej. de un jefe de proyecto, dos técnicos y cinco ayudantes) se muestra directamente en la lista de empleados como «puestos vacantes», que usted puede entonces (o en cualquier momento posterior) cubrir con empleados.

personnel requirements planning

Solicitudes según las actividades

Puede definir una o varias actividades para cada empleado solicitado. Además de una variante con un campo desplegable para actividades libremente definibles y una variante con un campo de texto libre, también puede especificar las actividades simplemente mediante casillas de verificación. Estas casillas de verificación están preconfiguradas con las actividades de «Montaje», «Evento» y «Desmontaje», especialmente para empresas del sector de los eventos. No obstante, puede crear hasta seis de estas casillas de verificación con sus propios textos y utilizarlas en sus trabajos.

Task request

Clasificación por categorías

La organización de sus empleados se realiza por categorías, que puede crear libremente. Cada empleado puede asignarse a una o varias categorías. Las categorías facilitan tanto la visión general en la lista de personal de un evento como la búsqueda de los miembros del personal adecuados en la consulta. Con ella es posible seleccionar directamente a los miembros del personal según las categorías asignadas.

Category query

Definir el tiempo de trabajo para las consultas

Para especificar con la mayor precisión posible el tiempo de trabajo para eventos más grandes y asignar empleados, por ejemplo, por turnos puede almacenar tiempo de trabajo individual para cada empleado. En función de este tiempo de trabajo, obtendrá una cómoda vista diaria en el calendario, con la que podrá comprobar rápidamente qué empleados siguen disponibles y a qué hora. Para los empleados, el tiempo trabajado también se transfiere al calendario y, sobre todo, directamente a la suscripción de iCal. Esto significa que los empleados siempre tienen una visión general de su tiempo trabajado. Y si es necesario, el tiempo trabajado puede transferirse fácil y rápidamente a la liquidación o al registro de horas.

Working hours query

Evite las contrataciones dobles y el solapamiento de citas

Con muchas citas simultáneas, a menudo resulta difícil controlar la disponibilidad de los empleados. CrewBrain le ayuda en este aspecto y le avisa inmediatamente si el empleado que va a contratar ya ha sido contratado o reservado para otro evento. Dependiendo de la configuración, CrewBrain le avisa de solapamientos en el mismo día (sin tener en cuenta las horas) o basándose en el tiempo trabajado exacto.

Double bookings

 Base de datos de localizaciones y clientes

Con la base de datos de localizaciones y clientes integrada, puede almacenar de forma centralizada la información más utilizada y acceder a ella en cualquier momento. De este modo, tendrá a mano en todo momento, por ejemplo, las personas de contacto de una localización o los planos de las salas. Gracias a las direcciones almacenadas, sus empleados pueden encontrar fácilmente el camino a las ubicaciones. Al mismo tiempo, tiene la opción de filtrar a sus empleados según su proximidad a la ubicación (búsqueda por radio). Por último, pero no por ello menos importante, puede utilizar este método para crear evaluaciones sobre qué cliente o en qué ubicación celebra más eventos.

Client database
Anführungszeichen linksAnführungszeichen rechts

Manejo sencillo

Desde diciembre, tras una fase de prueba en otoño de 2022, utilizamos CrewBrain como herramienta central de proyectos y planificación. Especialmente el sencillo manejo para la creación de proyectos de varios días de duración y la planificación de personal y vehículos integrada en él han simplificado nuestra rutina diaria. Los conflictos de programación de personal son cosa del pasado. La integración de autónomos y proveedores de servicios también facilita nuestro trabajo diario. Además, utilizamos el registro de horas de nuestros empleados y la evaluación resultante de los proyectos individuales para el control. En resumen, se trata de un software realmente bueno y que ahorra trabajo en combinación con un soporte muy bueno, que también satisface necesidades especiales.

Billmann Event GmbHMarkus Urbon, Director de Operaciones
Billmann Event GmbH

Ya no podemos prescindir de él

Desde 2021 utilizamos CrewBrain para toda nuestra planificación de personal y vehículos, y estamos muy satisfechos con el software. No podemos imaginar nuestro trabajo diario sin CrewBrain. Ofrece numerosas opciones que nos facilitan y simplifican enormemente la planificación. Además, utilizamos complementos como el libro de ruta y el botiquín electrónico para avanzar en nuestra digitalización. Cabe destacar especialmente el soporte extremadamente rápido y amable, que hace que la colaboración sea muy agradable.

RheinlandAkustik VT GmbHPhilipp Suckrau, Director General
RheinlandAkustik VT GmbH

Muy satisfechos

A la hora de buscar un software para la planificación del personal había varias soluciones entre las que elegir, pero nos alegramos de haber elegido CrewBrain. Las posibilidades de planificación detallada y rápida para cada proyecto han crecido enormemente para nosotros. El programa se ha optimizado varias veces y nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos más rápidamente en nuestro trabajo diario.

Sinus Event-Technik GmbHThorsten Schmidt, Director General
Sinus Event-Technik GmbH

La herramienta ideal

Llevábamos mucho tiempo buscando un software de planificación que facilitara de forma integral y significativa nuestro trabajo diario. En el verano de 2016, CrewBrain llamó nuestra atención. Tras una intensa colaboración durante seis meses, en 2017 pudimos integrar CrewBrain por completo en nuestro trabajo diario. Desde entonces, el tiempo que dedicamos a la planificación de proyectos y personal se ha reducido a la mitad. Nuestros empleados se benefician de la buena visión general y de la aplicación móvil. Poco a poco se van añadiendo funciones prácticas, como la contabilidad de gastos de viaje o incluso vistas especiales, que facilitan enormemente nuestro trabajo diario.

BigRig Berlin GmbHMalte Jäger, Director General
BigRig Berlin GmbH

Servicio bueno y rápido

Desde que utilizamos CrewBrain para toda nuestra planificación de personal, el tiempo diario que necesitan nuestros planificadores ha disminuido considerablemente. Pero sobre todo, los empleados también aprecian mucho la nueva visión de conjunto a través de la web y la aplicación, y CrewBrain también se ha convertido en una herramienta importante para nuestros jefes de proyecto. También apreciamos el excelente y rápido servicio, así como el desarrollo continuo, en el que siempre se tienen en cuenta nuestras necesidades individuales.

mls magic light & sound GmbHDavid Floss, Director de Operaciones
mls magic light & sound GmbH

Intuitivo y flexible

En aquel momento, buscábamos una solución para planificar y llegar de forma eficaz tanto al personal interno como al externo. CrewBrain destacó por la facilidad de conexión con los proveedores de servicios externos y la gran aplicación para los empleados. Las soluciones de software suelen ofrecer un horario semanal estático que no se acerca mucho a las operaciones diarias de nuestro sector. La programación basada en el trabajo es genial para nuestros propósitos. También era importante para nosotros hasta qué punto se pueden integrar los deseos y sugerencias individuales. CrewBrain es muy abierto y flexible en este aspecto. En muy poco tiempo pudimos implementar una interfaz con nuestra herramienta de procesamiento de pedidos, lo que facilita aún más el día a día.

BENZ & CO. Gastronomie GmbHJochen Stubner, Jefe de Controlling/Compras
BENZ & CO. Gastronomie GmbH

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1,71 mill+de eventosplanificados con éxito
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