Personalplanung für Veranstaltungen

Modern, übersichtlich und jederzeit verfügbar

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Veranstaltungsbezogene Personalplanung

Mit CrewBrain wird die Personalplanung Ihrer Veranstaltungen dank der übersichtlichen Darstellung spielend einfach, schnell und effizient. Ob für die Mitglieder einer Band oder die Mitarbeiter einer Firma, CrewBrain bietet eine schnelle Übersicht über anstehende Veranstaltungen, Proben und andere Jobs.

CrewBrain Personalplanung

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Übersichtliche Personalverwaltung

Die Basis für eine schnelle und effiziente Veranstaltungsplanung bietet eine gut durchdachte Personalverwaltung. Mit CrewBrain können Sie für jeden Mitarbeiter ein individuelles Profil anlegen, mit welchem sich der jeweilige Mitarbeiter auch direkt in CrewBrain anmelden kann. Auf diese Weise verwalten Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur über CrewBrain, sondern kommunizieren auch direkt über eine zentrale Plattform.

CrewBrain Mitarbeiter-Management

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Abrechnung

CrewBrain erzeugt automatisch anhand der von den Mitarbeitern und Freelancern erfassten Arbeitszeiten Monatsabrechnungen. Die Mitarbeiter und Freelancer können hierbei nach Pauschalen, Tagessätzen oder einem Stundenlohn abgerechnet werden. Ebenfalls lassen sich aus den Abrechnungen Rechnungsbeilagen für Kunden mit abweichenden Beträgen generieren.

CrewBrain Abrechnungen

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Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto

Fest angestellten Mitarbeitern kann in CrewBrain ein Gleitzeitkonto eingerichtet werden. Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt entweder per komfortabler Stechuhr innerhalb der Smartphone-App oder nachträglich durch manuelles Erfassen der Arbeitszeiten im jeweiligen Termin. Urlaubstage sowie bei Bedarf vorgegebene Pausen werden automatisch abgezogen.

CrewBrain Zeiterfassung

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Urlaubsverwaltung

Um dem Planenden jederzeit eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Mitarbeiter oder Mitglieder bieten zu können verfügt CrewBrain über eine Urlaubsverwaltung. Je nach Tarif kann hier der Urlaub vom Mitarbeiter nicht nur erfasst, sondern vom Vorgesetzten auch genehmigt oder abgelehnt werden. Mitarbeiter, welche sich zum Zeitpunkt eines Termins in einem genehmigten Urlaub befinden, werden bei der Auswahl zu diesem Termin entsprechend gekennzeichnet.

CrewBrain Urlaubsübersicht

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Fuhrparkverwaltung und Fahrtenbuch

Neben der Personalplanung bietet CrewBrain auch die Möglichkeit, den eigenen Fuhrpark zu verwalten und zu planen. Mit Hilfe von Zertifikaten lässt sich einfach und schnell bestimmen, welche Zertifikate (z.B. Führerscheine) für die einzelnen Fahrzeuge relevant sind und ob ein passender Mitarbeiter zur Verfügung steht. Ein elektronisches Fahrtenbuch sowie die Möglichkeit, Inspektionsintervalle zu überwachen, runden die Features in diesem Bereich ab.

Fuhrparkverwaltung

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Aufgabenverwaltung

Die Verwaltung von Aufgaben in einem Betrieb ist inzwischen eines der wichtigsten Features jeder Software zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Auch CrewBrain bietet eine Aufgabenverwaltung, in welcher Aufgaben erstellt, zugewiesen und nachverfolgt werden können. Neben Job- oder Projektbezogenen Aufgaben ist es auch möglich, individuelle oder private Aufgaben zu verwalten.

Aufgabenverwaltung

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Reisekosten

Gerade im Tourbetrieb fallen regelmäßig Reisekosten an. Diese können mit CrewBrain sofort unterwegs erfasst und zu Jobs & Projekten zugeordnet werden. Sowohl die Erfassung von Belegen wie Hotel- oder Tankrechnungen als auch die Berechnung der gesetzlichen Verpflegungsmehraufwände für Abwesenheiten im In- und Ausland ist hierbei möglich. Ein Genehmigungs- und Auszahlungsprozess rundet die Funktionalitäten in diesem Bereich ab, sodass Sie auch hier stets den Überblick behalten.

CrewBrain Reisekostenabrechnung

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Dienstleister-Anbindung & Arbeitnehmerüberlassung

Für alle Firmen, die mit Dienstleistern zusammenarbeiten oder selbst als Dienstleister - beispielsweise im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung - Personal anbieten, bietet CrewBrain die richtigen Funktionen. Von der Kalkulation über Angebote, Verträge und Tätigkeitsnachweise können alle relevanten Schritte über CrewBrain durchgeführt und vor allem dokumentiert werden.

CrewBrain Dienstleister & Arbeitnehmerüberlassung

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Gefährdungsbeurteilungen

CrewBrain ermöglicht es Ihnen mit wenigen Klicks eine umfassende, auf den jeweiligen Job zugeschnittene Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Hinterlegen Sie Gefährdungsbeurteilungen für Ihre Fahrzeuge, die Locations und Tätigkeiten und fügen Sie diese in dem jeweiligen Job zusammen.

CrewBrain Gefährdungsbeurteilung

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Statistiken

Nichts ist wichtiger, als die im Laufe der Zeit erfassten Daten anschaulich darzustellen. Nur so können entsprechende Schlüsse gezogen und ggf. Maßnahmen ergriffen werden. Aus diesem Grund bietet CrewBrain ausführliche Statistiken, beispielsweise über die Anzahl verschiedener Termintypen, Tätigkeiten, Arbeitszeiten und natürlich die Personalkosten. Auf einen Blick können Sie somit erkennen, wie sich Ihre Firma, Ihre Band oder Ihr Verein im Verlauf der Zeit entwickeln.

CrewBrain Statistiken

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Smartphone App

Damit Sie alle Informationen aus CrewBrain jederzeit auch unterwegs nutzen können bietet die Smartphone-App Zugriff auf die wichtigsten Informationen und Funktionen von CrewBrain. Neben dem Zugriff auf die Daten Ihrer Veranstaltungen haben Ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt mit Ihrem Smartphone zu erfassen und automatisch zu hinterlegen.

CrewBrain WebApp

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Schnittstellen

Die Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Programmen auszutauschen, wird immer wichtiger. Aus diesem Grund bietet CrewBrain eine offen dokumentierte API-Schnittstelle an, über die der Zugriff auf nahezu alle Objekte in der Datenbank ermöglicht wird. So können Sie beliebige Workflows mit Drittanbieter- oder eigenentwickelter Software erstellen. Für einige Softwarelösungen bieten wir auch bereits fertig entwickelte Schnittstellen an.

Schnittstellen

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Dark Mode

Wir wissen, dass Sie CrewBrain nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs und vor allem während Veranstaltungen nutzen. Um den dortigen Gegebenheiten im HInblick auf die Lichtverhältnisse entgegen zu kommen, verfügt CrewBrain über einen systemweiten Dark Mode, der das Arbeiten in dunklen Umgebungen wesentlich erleichtert.

CrewBrain Dark Mode
Anführungszeichen linksAnführungszeichen rechts

Einfache Handhabung

Nach einer Testphase im Herbst 2022 nutzen wir CrewBrain seit Dezember als zentrales Projekt- und Dispositionstool. Vor allem die einfache Handhabung zur Erstellung von mehrtägigen Projekten und die darin integrierte Personal- und Fahrzeugdisposition haben unseren Tagesablauf vereinfacht. Personelle Terminkollisionen gehören der Vergangenheit an. Auch die Einbindung von Freelancern und Dienstleistern erleichtern den Arbeitsalltag. Zusätzlich nutzen wir die Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter und die daraus resultierende Auswertung der einzelnen Projekte für das Controlling. Alles in allem eine wirklich gute und arbeitserleichternde Software in Verbindung mit einem sehr guten Support, der auch Sonderwünsche erfüllt.

Billmann Event GmbHMarkus Urbon, Betriebsleiter
Billmann Event GmbH

Nicht mehr wegzudenken

Wir nutzen CrewBrain bereits seit 2021 für die gesamte Personal- und Fahrzeugplanung und sind super zufrieden mit der Software. CrewBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet zahlreiche Möglichkeiten, die uns die Disposition enorm erleichtern und vereinfachen. Zudem nehmen wir Add-ins wie das Fahrtenbuch und bspw. das elektronische Verbandbuch in Anspruch, um unsere Digitalisierung voranzutreiben. Besonders hervorzuheben ist der extrem schnelle und freundliche Support, was die Zusammenarbeit sehr angenehm gestaltet.

RheinlandAkustik VT GmbHPhilipp Suckrau, Gesellschafter-Geschäftsführer
RheinlandAkustik VT GmbH

Sehr zufrieden

Als es um eine Software für den Bereich Personaldisposition ging, standen mehrere Lösungen zur Auswahl. Wir sind froh, uns für CrewBrain entschieden zu haben. Die Möglichkeiten bei jedem Projekt, detailgenau und schnell zu planen sind für uns enorm gewachsen. Das Programm ist mehrfach sinnvoll optimiert worden und hilft, bei der tagtäglichen Arbeit schneller zum Ziel zu kommen.

Sinus Event-Technik GmbHThorsten Schmidt, Geschäftsführer
Sinus Event-Technik GmbH

Das ideale Tool

Lange Zeit waren wir auf der Suche nach einer Dispositionssoftware, die unsere tägliche Arbeit umfassend und sinnvoll erleichtert. Im Sommer 2016 sind wir auf CrewBrain aufmerksam geworden. Nach einer intensiven Zusammenarbeit über sechs Monate konnten wir bereits 2017 CrewBrain voll in unseren Arbeitsalltag integrieren. Unser zeitlicher Aufwand für die Projekt- und Personalplanung hat sich seither halbiert. Unsere Mitarbeiter profitieren von der guten Übersicht sowie der mobilen App. Es kommen nach und nach praktische Features wie z.B. die Reisekostenabrechnung oder auch spezielle Ansichten hinzu, die uns den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

BigRig Berlin GmbHMalte Jäger, Geschäftsführer
BigRig Berlin GmbH

Guter und schneller Service

Seitdem wir für unsere gesamte Personalplanung CrewBrain nutzen, ist der tagtägliche Zeitaufwand für unsere Disponenten deutlich gesunken. Aber vor allem auch die Mitarbeiter schätzen die neue Übersicht per Web und App sehr und für unsere Projektleiter ist CrewBrain ebenfalls ein wichtiges Werkzeug geworden. Wir schätzen zudem den sehr guten und schnellen Service, sowie die ständige Weiterentwicklung, wobei auch auf unsere individuellen Bedürfnisse stets geachtet wird.

mls magic light & sound GmbHDavid Floss, Operations Manager
mls magic light & sound GmbH

Intuitiv und flexibel

Wir waren damals auf der Suche nach einer Lösung um internes sowie externes Personal effektiv zu planen und zu erreichen. CrewBrain hob sich hier hervor durch die einfache Anbindung von externen Dienstleistern und die großartige App für die Mitarbeiter. Oftmals bieten Programme einen statischen Wochendienstplan was für unsere Branche aber nicht sehr nah am Tagesgeschäft ist. Die Job bezogene Planung ist hervorragend für unsere Zwecke geeignet. Wichtig war uns auch, inwiefern individuelle Wünsche und Anregungen integriert werden können. In diesem Bereich zeigt sich CrewBrain sehr offen und flexibel. Innerhalb kürzester Zeit konnten wir eine Schnittstelle zu unserem Auftragsverarbeitungsprogramm verwirklichen, die das Tagesgeschäft nochmals enorm erleichtert.

BENZ & CO. Gastronomie GmbHJochen Stubner, Bereichsleitung Controlling/Einkauf
BENZ & CO. Gastronomie GmbH

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