Software für Guides, Touren und Führungen

Die Besetzung entscheidet sich an der Sprache

Bei einer Stadtführung, einer Tagestour oder einem Landgang vom Kreuzfahrtschiff ist die Frage nicht, wer Zeit hat, sondern wer die Gruppe führen kann: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch – und bei einer Bustour eben auch mit der passenden Führerscheinklasse. Dazu kommen Zusatzqualifikationen, die je Anbieter unterschiedlich zählen: Wanderführung, Erste Hilfe, Gletscher- oder Bootserfahrung, regionale Zertifikate.

Wer das in Tabellen führt, verbringt mehr Zeit mit dem Abgleichen von Qualifikationen als mit der Planung. Und je kleiner der Betrieb, desto stärker fällt das ins Gewicht – weil dieselbe Person disponiert, abrechnet und verkauft.

Reiseleiterin erklärt einer Gruppe eine Sehenswürdigkeit

Guides bewerben sich selbst auf geplante Führungen

Das ist der Punkt, an dem der Aufwand kippt. Statt Schulungen und Verfügbarkeiten von Hand zuzuordnen, veröffentlichen Sie die geplante Tour – und die Guides melden sich darauf. CrewBrain zeigt die Tour nur denen, die die nötige Sprache und Qualifikation mitbringen, und Sie wählen aus den Bewerbungen aus. Aus einer Telefonkette wird eine Liste.

Die vier Engpässe im Tourismus

Vier Dinge kehren in jeder Saison wieder. An jedem hängt eine konkrete Funktion.

1

Sprache ist keine Vorliebe, sondern Voraussetzung

Eine spanischsprachige Gruppe braucht einen spanischsprachigen Guide. Steht die Sprache nur im Kopf des Disponenten, fällt die Lücke erst am Tag der Tour auf.

2

Ohne Führerschein fährt der Bus nicht

Bei Bustouren hängen Guide, Fahrer und Fahrzeug zusammen. Die Führerscheinklasse muss stimmen, und die Hauptuntersuchung darf nicht mitten in der Hochsaison fällig werden.

3

Schulungen von Hand zuzuordnen kostet mehr als die Planung

Wer welche Weiterbildung hat, welche noch gültig ist und wer für die neue Route nachgeschult werden muss – gepflegt in einer Tabelle, gelesen von einer Person.

4

Die Saison atmet in Spitzen

Kreuzfahrtanläufe, Ferien, Feiertage: an einem Tag zwölf Touren parallel, in der Nebensaison zwei. Der Pool besteht größtenteils aus freien Guides, die auch andere Auftraggeber haben.

Was CrewBrain jedem Engpass entgegensetzt

Sprachen und Qualifikationen als Einsatzvoraussetzung

Sprachen, Führerscheinklassen und Zertifikate liegen je Guide mit Ablaufdatum vor. Wer die Voraussetzung für eine Tour nicht erfüllt, erscheint in der Disposition gar nicht erst als verfügbar. Mehr zur Personalverwaltung

Touren veröffentlichen statt Guides anrufen

Geplante Führungen werden für die passenden Guides sichtbar, die sich darauf bewerben. Sie besetzen aus den Zusagen – ohne Telefonkette und ohne Nachfassen. Mehr zur Personalplanung

Busse und Guides in derselben Disposition

Fahrzeugbuchung mit Führerscheinklasse als Bedingung, Prüftermine mit Vorwarnung, digitales Fahrtenbuch aus der App. So kommt die Gruppe samt Guide überhaupt erst los. Mehr zur Fuhrparkverwaltung

Guides sehen genau das, was sie brauchen

Über Benutzergruppen steuern Sie, welche Informationen ein Guide zu seiner Tour sieht – Treffpunkt, Gruppe, Ablauf – und welche nicht. Zeiten stempeln die Guides unterwegs in der App. Mehr zur Mitarbeiter-App

Nordlicht über dem Wasserfall Skógafoss in Island

Was Travel Connect damit macht

Travel Connect ist eine führende Reise-Marke in Island und verwaltet über 300 Mitarbeiter in verschiedenen Reisebüros. Das größte Unternehmen der Gruppe, Iceland Travel, nutzt CrewBrain seit 2024 – zunächst, um die Auslastung von Bussen und Guides für die Kreuzfahrtabteilung zu verbessern, den größten Kreuzfahrtservice des Landes. Später kam die Freizeitabteilung dazu.

Heute arbeiten dort über 400 aktive Nutzer mit dem System: rund 300 externe Guides und etwa 100 interne Mitarbeiter, aufgeteilt in sechs Nutzergruppen. Genannt werden vor allem drei Verbesserungen: bessere Busnutzung, besserer Informationszugang für die Guides und eine sauberere Verwaltung laufender Reisen. Dazu die Nachverfolgbarkeit – welches Projekt wie viele Stunden gekostet hat – als Grundlage für Entscheidungen, die vorher aus dem Bauch getroffen wurden.

Eine über die offene API selbst gebaute Lösung spart nach eigener Schätzung rund 200 Stunden im Jahr, weil Projekte nicht mehr doppelt in zwei Systemen angelegt werden. Den ganzen Bericht gibt es im Blog.

Besucherin am Wasserfall Seljalandsfoss in Island

Mehrtägige Touren, Reisetage und Spesen

Eine Rundreise ist kein Termin, sondern eine Folge von Tagen mit unterschiedlichen Rollen. CrewBrain unterscheidet Arbeits-, Reise- und freie Tage und hält sie am Projekt zusammen: Anreise des Guides, drei Tourtage, Rückreise. Serientermine und eine Kopierfunktion nehmen der wiederkehrenden Route die Tipparbeit.

Was unterwegs anfällt, hängt direkt an der Tour: gefahrene Kilometer, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand. Der Guide erfasst es selbst per App, Sie geben frei, und alles läuft gemeinsam mit den Stunden in die Abrechnung. Mehr zu den Reisekosten

Wandergruppe mit Guide auf einer geführten Tour

Vom Tourplan zur Abrechnung – in vier Schritten

Die Tour wird mit Datum, Sprache, benötigten Qualifikationen und – falls nötig – Fahrzeug angelegt.
Sie veröffentlichen sie für die passenden Guides oder besetzen direkt aus dem gefilterten Pool.
Die Guides sehen ihre Tour in der App, stempeln vor Ort und erfassen Reisekosten unterwegs.
Aus den Ist-Zeiten entstehen Honorarabrechnung und Auswertung je Tour, Abteilung und Kostenstelle.

Häufige Fragen

Können wir nach Sprachen disponieren?

Ja. Sprachen liegen je Guide als Qualifikation vor und lassen sich als Voraussetzung an eine Tour hängen. In der Disposition erscheinen dann nur Guides, die die geforderte Sprache führen.

Wie funktioniert das Bewerben auf Touren genau?

Sie veröffentlichen eine geplante Tour für die Guides, die die Voraussetzungen erfüllen. Diese sehen sie in der App und melden ihr Interesse. Sie besetzen aus den Zusagen – die Zuordnung von Verfügbarkeiten und Schulungen von Hand entfällt.

Werden Führerscheine und Zertifikate mit Ablauf überwacht?

Ja. Qualifikationen liegen mit Gültigkeitsdatum vor, und CrewBrain warnt vor Ablauf. Fehlt ein gültiger Nachweis, ist der Guide für die betreffende Tour nicht einsetzbar. Welche Nachweise Sie führen müssen, entscheidet Ihr Betrieb – CrewBrain überwacht die Gültigkeit.

Eignet sich das auch für kleine Anbieter mit wenigen Guides?

Gerade dort ist der Zeitgewinn spürbar, weil dieselbe Person disponiert, abrechnet und verkauft. Die Abrechnung richtet sich nach der Zahl der Benutzer, es gibt also keine Mindestgröße.

Können Busse und Fahrer mitgeplant werden?

Ja. Fahrzeuge werden wie Personal gebucht, mit Führerscheinklasse als Bedingung und Vorwarnung bei Prüfterminen. Das Fahrtenbuch entsteht digital in der App.

Lässt sich CrewBrain an unser Buchungssystem anbinden?

Über die offene REST-API und Webhooks. Travel Connect nutzt sie unter anderem, um Projekte zwischen Systemen zu importieren und Daten für Auswertungen zu ziehen. Mehr zu den Schnittstellen

Sehen unsere Guides interne Informationen?

Nur, was Sie freigeben. Über Benutzergruppen legen Sie fest, welche Felder und Bereiche eine Gruppe sieht – externe Guides also weniger als interne Disponenten.

Tourismus ist eine von mehreren Branchen, für die CrewBrain die passenden Funktionen bündelt. Einen Überblick gibt die Software für die Veranstaltungsbranche. Wer Guides nicht selbst beschäftigt, sondern über einen Dienstleister bezieht, findet die passenden Funktionen unter Software für Personaldienstleister.