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CrewBrain und Flex

Elemente und Positionen aus Flex werden zu Jobs mit konkretem Personalbedarf.

AI enabled

Flex und CrewBrain – vom Auftrag zur besetzten Crew

Flex ist eine Lösung für die Verwaltung von Vermietung, Produktion und Ressourcen in der Veranstaltungsbranche. In Flex entstehen Ihre Aufträge samt Elementen, Positionen und Zeiträumen. CrewBrain übernimmt diese Daten und macht daraus eine konkrete Personalplanung: Aus den benötigten Line Items werden Personal- und Fahrzeugkategorien mit Anzahl, die Sie in CrewBrain besetzen, deren Zeiten Sie erfassen und anschließend abrechnen.

Flex

Die Flex-Anbindung ist Teil unserer Schnittstellen und offene API – dort finden Sie alle Systeme, die sich mit CrewBrain verbinden lassen.

Was aus Flex nach CrewBrain übernommen wird

Der Import läuft automatisch. Aus den Auftragsstrukturen in Flex werden dispositionsfähige Objekte in CrewBrain:

Aus Flex
 
In CrewBrain
Elemente
Jobs
Übergeordnete Elemente
Projekte
Load-In/Load-Out
Zeitraum
Line Items
Personal- und Fahrzeugkategorien mit Anzahl
Mehrtägige Positionen
Tägliche Untertermine
Venues
Locations
Clients
Kunden
Project Manager und Event Planner
Verantwortliche
Import

Flex ist in Bezug auf die Auftragsdaten das führende System: Elemente, Zeiträume und der Personalbedarf werden von dort nach CrewBrain übertragen. So bleibt Flex Ihre zentrale Datenquelle, während CrewBrain die Personalseite übernimmt.

Was CrewBrain rund um die Personalplanung ergänzt

Zeiterfassung

Ihre Crew erfasst Arbeitszeiten auf sechs Wegen – App, Desktop, Browser, RFID-Terminal oder API. Die Zeiten hängen direkt am Flex-Auftrag. Mehr zur Zeiterfassung

Abrechnung mit Zuschlägen und DATEV

Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge rechnen Sie aus den erfassten Zeiten ab und exportieren sauber nach DATEV. Mehr zur Abrechnung

Freelancer und Dienstleister

Externe Kräfte und Dienstleister binden Sie wie interne Mitarbeiter ein – mit Anfrage, Zusage und Nachweisen. Mehr zur Dienstleister-Anbindung

Reisekosten

Fahrten, Spesen und Übernachtungen erfassen Ihre Mitarbeiter direkt zum Einsatz. CrewBrain führt die Reisekosten mit der Abrechnung zusammen. Mehr zu Reisekosten

Einrichtung in drei Schritten

  1. Subdomain und API-Token in CrewBrain hinterlegen.
  2. Element Definitions auswählen, die übernommen werden.
  3. Flex Services abrufen und den CrewBrain-Kategorien zuordnen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der erste Abgleich?

Der erste Vollabgleich kann bis zu zwei Stunden dauern. Danach läuft der Abgleich täglich automatisch im Hintergrund und hält Planungsstand und Auftragslage zusammen.

Was passiert, wenn ein Auftrag in Flex gelöscht wird?

In CrewBrain bereits geplante Einsätze bleiben bestehen. So verschwindet eine Planung nicht unbemerkt, und Sie können die betroffene Crew bewusst umdisponieren.

Können zwei Flex-Instanzen angebunden werden?

In der Regel wird eine Instanz angebunden. Für Sonderfälle mit mehreren Instanzen sprechen Sie uns an – wir finden gemeinsam eine passende Lösung.

Werden nur zukünftige Aufträge übernommen?

Sie legen den Zeitraum für den Abgleich fest. So übernehmen Sie die für die Planung relevanten Aufträge und lassen abgeschlossene Vorgänge außen vor.

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Billmann Event GmbH

Nach einer Testphase im Herbst 2022 nutzen wir CrewBrain seit Dezember als zentrales Projekt- und Dispositionstool. Vor allem die einfache Handhabung zur Erstellung von mehrtägigen Projekten und die darin... mehr

Markus Urbon, Betriebsleiter
BENZ & CO. Gastronomie GmbH

Wir waren damals auf der Suche nach einer Lösung um internes sowie externes Personal effektiv zu planen und zu erreichen. CrewBrain hob sich hier hervor durch die einfache Anbindung von externen Dienstleistern... mehr

Jochen Stubner, Bereichsleitung Controlling/Einkauf
Mobiles Kino Nürnberg e.V.

Dienstplan und Abrechnung von fast 100 arbeitenden Menschen und das ohne Tabellen in ganz einfach

Wolfgang Meyer, Mobiles Kino Nürnberg e.V.
SmartCrew S.a.r.l.

Für uns als Personaldienstleister im Eventbereich ist CrewBrain eine große Bereicherung. Die Software und App werden stetig weiter entwickelt und verbessert. Der Support ist immer bemüht eine schnelle... mehr

Tobias Meierling, Geschäftsführer
Event Schütte

Wir von der Full-Service Eventagentur EVENT SCHÜTTE sind sehr begeistert von dieser Personalplanung Software. Wir nutzen CREWBRAIN seit 2020 und sind mehr als zufrieden! Nicht nur für die Personalplanung... mehr

Stan Schütte, Geschäftsführer
mls magic light & sound GmbH

Seitdem wir für unsere gesamte Personalplanung CrewBrain nutzen, ist der tagtägliche Zeitaufwand für unsere Disponenten deutlich gesunken. Aber vor allem auch die Mitarbeiter schätzen die neue Übersicht... mehr

David Floss, Operations Manager
Sinus Event-Technik GmbH

Als es um eine Software für den Bereich Personaldisposition ging, standen mehrere Lösungen zur Auswahl. Wir sind froh, uns für CrewBrain entschieden zu haben. Die Möglichkeiten bei jedem Projekt, detailgenau... mehr

Thorsten Schmidt, Geschäftsführer
Nachtaktiv Event- & Marketingmanagement GmbH

Der Wert von etwas wird nicht nur durch den Kosten-/Nutzenfaktor, sondern auch dadurch bestimmt, wie viele Menschen es beeinflusst. Was das angeht spielt CrewBrain weit oben mit!

Eduard Born, Nachtaktiv Event- & Marketingmanagement GmbH
BigRig Berlin GmbH

Lange Zeit waren wir auf der Suche nach einer Dispositionssoftware, die unsere tägliche Arbeit umfassend und sinnvoll erleichtert. Im Sommer 2016 sind wir auf CrewBrain aufmerksam geworden. Nach einer... mehr

Malte Jäger, Geschäftsführer
RheinlandAkustik VT GmbH

Wir nutzen CrewBrain bereits seit 2021 für die gesamte Personal- und Fahrzeugplanung und sind super zufrieden mit der Software. CrewBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet... mehr

Philipp Suckrau, Gesellschafter-Geschäftsführer
AE-Rental

CrewBrain hat bei uns die Personalplanung revolutioniert! Ohne Crewbrain geht gar nichts mehr.

Peer Hölscher, Inhaber
Placke & Kulemann OHG

CrewBrain hat unsere Einsatzplanung spürbar optimiert – eine zentrale, transparente und effiziente Lösung für unser gesamtes Team. Unsere Mitarbeiter profitieren von einer klaren Übersicht über... mehr

Lukas Lebowsky, Projektleiter

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