Auf- und Abbautage, wechselnde Gewerke, halbe Crew von Dienstleistern – und die Auftragsdaten stehen längst im Rental-System. CrewBrain plant Crew, Fahrzeuge und Dienstleister über mehrtägige Produktionen und übernimmt die Aufträge direkt aus Ihrer Rental-Software.
Anlieferung am Donnerstag, Aufbau Freitag mit zwölf Leuten, Showtag Samstag mit sechs, Abbau in der Nacht mit zwanzig. Drei Gewerke, drei verschiedene Crews, teils dieselben Namen an unterschiedlichen Tagen. Ein Drittel des Personals sind Freelancer, ein weiteres kommt vom Dienstleister. Fahrzeuge und Personal hängen zusammen, und die Auftragsdaten stehen bereits im Rental-System – nur eben ohne die Menschen.
Sie kennen das Geschäft besser als jeder Text. Deshalb hier ohne Umschweife: CrewBrain ist die Personalseite Ihrer Produktion. Es bildet die Struktur eines Projekts ab, disponiert Crew und Fahrzeuge gemeinsam und hält die vertragliche Grundlage jedes Einsatzes fest – angebunden an die Rental-Software, die Sie ohnehin nutzen.
Vier Dinge kosten in jeder Produktion Zeit. An jedem hängt eine konkrete Funktion.
Wer mehrtägige Produktionen in einer Wochenübersicht abbildet, verliert entweder die Übersicht oder die Details. Auf- und Abbautage haben andere Bedarfe als der Showtag.
Freelancer, Subunternehmer, Kollegen aus dem Netzwerk. Jeder braucht eine andere vertragliche Grundlage, und die Zuordnung entscheidet über mehr als die Abrechnung.
Wer den 7,5-Tonner fährt, braucht den passenden Führerschein. Das Fahrzeug muss gebucht sein, bevor die Tour steht – und die Hauptuntersuchung darf nicht während des Aufbaus fällig werden.
Kunde, Location, Zeitraum, Gewerke – alles steht im Rental-System. Wer das noch einmal in die Personalplanung tippt, pflegt zwei Wahrheiten.
Projekt, Hauptjob, Unterjob und Solo-Job in einer Hierarchie; Arbeits-, Reise- und freie Tage getrennt; Serientermine und Kopierfunktion für wiederkehrende Produktionen. Mehr zur Personalplanung
Werkverträge inklusive elektronischer Signatur, Dienstleister mit eigenen Sub-Mitarbeitern – und nutzt der Dienstleister ebenfalls CrewBrain, synchronisieren sich Anfragen und Buchungen zwischen beiden Accounts. Mehr zur Dienstleister-Anbindung
Fahrzeugbuchung, Führerscheinklasse als Einsatzvoraussetzung, Prüftermine mit Vorwarnung, digitales Fahrtenbuch aus der App. So kommt die Crew samt Technik überhaupt erst an. Mehr zur Fuhrparkverwaltung
Zwölf fertige Anbindungen übernehmen Aufträge, Zeitpläne, Kunden, Locations und den Personalbedarf; dazu REST-API und Webhooks. Sie tippen nichts doppelt. Mehr zu den Schnittstellen
Qualifikationen und Zertifikate liegen mit Ablaufwarnung vor, an branchenüblichen Beispielen: Fachkraft und Meister für Veranstaltungstechnik, Sachkundenachweise, Elektrofachkraft, Höhenarbeit mit persönlicher Schutzausrüstung, Staplerschein, Führerscheinklassen, Erste Hilfe. Ohne gültigen Nachweis erscheint niemand als verfügbar.
Dazu der Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilungen je Tätigkeit, Fahrzeug und Location, Sicherheitsunterweisungen mit Lesebestätigung, digitales Verbandbuch. Was geführt werden muss, entscheidet Ihr Betrieb – CrewBrain überwacht die Gültigkeit. Mehr zu den Gefährdungsbeurteilungen
Für die Veranstaltungstechnik ist die Anbindung kein Nebenschauplatz, sondern der Kern. Diese fünf Systeme sind für den deutschen Markt am relevantesten – weitere folgen über die offene API.
EventworxMaterialdisposition
easyjob (Protonic)Rental-Management
EpirentMaterialverwaltung
RentmanRental-Management
JobturaERP & Warenwirtschaft
Alle zwölf Systeme und die offene Schnittstelle finden Sie im Überblick der Schnittstellen.
Produktionen finden selten vor der eigenen Haustür statt. Deshalb behandelt CrewBrain Reisetage als eigene Tagesart neben Arbeits- und freien Tagen. Der Verpflegungsmehraufwand für Deutschland wird automatisch aus dem Reiseverlauf berechnet, Belege wandern per Foto aus der App in den Vorgang, Übernachtungs- und LKW-Pauschale sind hinterlegt.
Am Ende steht ein Genehmigungs- und Auszahlungsprozess: Die Kraft reicht ein, Sie geben frei, die Reisekosten laufen gemeinsam mit den Stunden in die Abrechnung. Gerade auf Tour, wo eine Crew tagelang unterwegs ist, spart das die abendliche Zettelsammlung. Mehr zu den Reisekosten
Ton, Licht, Video, Rigging, Bühnenbau – jedes Gewerk hat eigene Rollen und eigene Anforderungen. In CrewBrain hinterlegen Sie Personalkategorien und Qualifikationen, sodass die Disposition nur Kräfte vorschlägt, die das Gewerk auch beherrschen. Der erfahrene Systemtechniker steht am Showtag, die Stagehands am Aufbau, der Höhenkletterer nur dort, wo seine Prüfung gültig ist.
Weil Verfügbarkeit, Auslastung und bisherige Einsätze mitlaufen, sehen Sie sofort, wer in einer Woche schon zu viele Stunden hat und wer noch frei ist – auch über mehrere parallele Produktionen hinweg. So entsteht die Besetzung nicht aus dem Bauch, sondern aus dem, was der Pool wirklich hergibt.
Ja. Ein Projekt gliedert sich in Haupt- und Unterjobs mit eigenen Tagen und eigenem Bedarf. Aufbau, Showtag und Abbau bekommen jeweils ihre Besetzung, auch wenn sich die Crew von Tag zu Tag ändert.
Freelancer erhalten Werkverträge mit elektronischer Signatur, Dienstleister werden mit ihren Sub-Mitarbeitern geführt. Jeder Einsatz trägt seine vertragliche Grundlage, sodass die Zuordnung später nachvollziehbar bleibt.
Für zwölf Systeme gibt es fertige Schnittstellen, darunter Eventworx, easyjob, Epirent, Rentman und Jobtura. Darüber hinaus stehen REST-API und Webhooks bereit, um weitere Systeme anzubinden.
Ja. Fahrzeuge werden wie Personal gebucht, mit Führerscheinklasse als Voraussetzung und Vorwarnung bei Prüfterminen. Das digitale Fahrtenbuch entsteht direkt in der App.
Reisetage sind eine eigene Tagesart. Der Verpflegungsmehraufwand wird aus dem Reiseverlauf berechnet, Belege kommen per Foto hinzu, und alles läuft über einen Genehmigungsprozess in die Abrechnung.
Veranstaltungstechnik ist eine von mehreren Branchen, für die CrewBrain die passenden Funktionen bündelt. Einen Überblick gibt die Software für die Veranstaltungsbranche.
Für uns als Personaldienstleister im Eventbereich ist CrewBrain eine große Bereicherung. Die Software und App werden stetig weiter entwickelt und verbessert. Der Support ist immer bemüht eine schnelle... mehr
Tobias Meierling, Geschäftsführer
Dienstplan und Abrechnung von fast 100 arbeitenden Menschen und das ohne Tabellen in ganz einfach
Wolfgang Meyer, Mobiles Kino Nürnberg e.V.
Der Wert von etwas wird nicht nur durch den Kosten-/Nutzenfaktor, sondern auch dadurch bestimmt, wie viele Menschen es beeinflusst. Was das angeht spielt CrewBrain weit oben mit!
Eduard Born, Nachtaktiv Event- & Marketingmanagement GmbH
Lange Zeit waren wir auf der Suche nach einer Dispositionssoftware, die unsere tägliche Arbeit umfassend und sinnvoll erleichtert. Im Sommer 2016 sind wir auf CrewBrain aufmerksam geworden. Nach einer... mehr
Malte Jäger, Geschäftsführer
CrewBrain hat unsere Einsatzplanung spürbar optimiert – eine zentrale, transparente und effiziente Lösung für unser gesamtes Team. Unsere Mitarbeiter profitieren von einer klaren Übersicht über... mehr
Lukas Lebowsky, Projektleiter
Wir von der Full-Service Eventagentur EVENT SCHÜTTE sind sehr begeistert von dieser Personalplanung Software. Wir nutzen CREWBRAIN seit 2020 und sind mehr als zufrieden! Nicht nur für die Personalplanung... mehr
Stan Schütte, Geschäftsführer
Wir nutzen CrewBrain bereits seit 2021 für die gesamte Personal- und Fahrzeugplanung und sind super zufrieden mit der Software. CrewBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet... mehr
Philipp Suckrau, Gesellschafter-Geschäftsführer
Wir waren damals auf der Suche nach einer Lösung um internes sowie externes Personal effektiv zu planen und zu erreichen. CrewBrain hob sich hier hervor durch die einfache Anbindung von externen Dienstleistern... mehr
Jochen Stubner, Bereichsleitung Controlling/Einkauf
CrewBrain hat bei uns die Personalplanung revolutioniert! Ohne Crewbrain geht gar nichts mehr.
Peer Hölscher, Inhaber
Nach einer Testphase im Herbst 2022 nutzen wir CrewBrain seit Dezember als zentrales Projekt- und Dispositionstool. Vor allem die einfache Handhabung zur Erstellung von mehrtägigen Projekten und die darin... mehr
Markus Urbon, Betriebsleiter
Seitdem wir für unsere gesamte Personalplanung CrewBrain nutzen, ist der tagtägliche Zeitaufwand für unsere Disponenten deutlich gesunken. Aber vor allem auch die Mitarbeiter schätzen die neue Übersicht... mehr
David Floss, Operations Manager
Als es um eine Software für den Bereich Personaldisposition ging, standen mehrere Lösungen zur Auswahl. Wir sind froh, uns für CrewBrain entschieden zu haben. Die Möglichkeiten bei jedem Projekt, detailgenau... mehr
Thorsten Schmidt, GeschäftsführerEssential, Standard, Enterprise und verschiedene Erweiterungen.
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