Dienstplan & Zeiterfassung für Sicherheitsdienste

Zwei Geschäfte, ein Personalstamm

Ein Sicherheitsdienstleister führt zwei Geschäfte in einem Betrieb: Objektschutz mit festen Schichten über Monate, und Veranstaltungsdienst mit 80 Kräften für ein Wochenende. Das eine braucht Schichtrhythmen, das andere Eventdisposition. Beides läuft über denselben Personalstamm, in dem jede Kraft einen gültigen Nachweis braucht.

CrewBrain hält beide Welten in einem System: die Dauerschicht am Objekt und die kurzfristige Großlage. Wer eingeteilt wird, hat einen gültigen Sachkundenachweis – sonst erscheint die Person gar nicht erst als verfügbar.

Sicherheitskraft im Einsatz bei einer Veranstaltung

Die vier Engpässe im Sicherheitsdienst

Vier Fragen kehren in jeder Planung wieder. An jeder hängt eine konkrete Funktion.

1

Ohne gültigen Nachweis darf niemand eingesetzt werden

Sachkunde, Unterrichtung, Eintrag im Bewacherregister – wer das in einer Excel-Liste führt, merkt den Ablauf im Zweifel zu spät.

2

Nachtschichten sind der Normalfall

Zuschläge, Ruhezeiten und Wochenarbeitszeit sind hier keine Randbedingung, sondern die Rechenaufgabe – Monat für Monat, für jede Kraft.

3

Großlagen brauchen Zugangskontrolle für die eigene Crew

Bei 80 Kräften an fünf Toren muss am Einlass sichtbar sein, wer eingeteilt ist – und wer nicht.

4

Auftraggeber verlangen Nachweise

Wer wann wie lange auf dem Posten stand, wird nicht geglaubt, sondern belegt – je Objekt und je Einsatz.

Was CrewBrain jedem Engpass entgegensetzt

Qualifikationen als Einsatzvoraussetzung

Zertifikate liegen mit Gültigkeitsdatum und Ablaufwarnung vor. Ohne gültigen Nachweis ist eine Kraft in der Disposition nicht verfügbar. Mehr zur Personalverwaltung

Schichtplanung mit Zuschlagslogik

Schichtmodelle, Ruhezeitprüfung und Nachtzuschläge – automatisch aus der erfassten Zeit, für Dauerobjekte wie für einmalige Lagen. Mehr zur Schichtplanung

Mitarbeiterausweise mit QR-Code

Ausweis mit Foto, Funktion und Einsatzdaten, am Tor scannbar – so ist bei Großlagen sichtbar, wer eingeteilt ist. Mehr zur Mitarbeiter-App

Leistungsnachweise je Auftraggeber

Erfasste Zeiten je Objekt und Einsatz lassen sich auswerten und als Nachweis exportieren – für die eigene Abrechnung wie für den Kunden. Mehr zu den Statistiken und zur Abrechnung

Arbeitnehmerüberlassung läuft im System mit

Sicherheitsdienstleister überlassen regelmäßig Personal an Veranstalter. Rahmenvertrag, Überlassungsvertrag, Konkretisierung, Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay führt CrewBrain mit – und dokumentiert, wer wann an wen überlassen wurde. Mehr zur Arbeitnehmerüberlassung und zur Dienstleister-Anbindung

Ausweiskontrolle und Zutrittssteuerung beim Sicherheitsdienst

Nachweise, die im Sicherheitsdienst zählen

Zertifikate liegen mit Ablaufdatum vor, und CrewBrain warnt, bevor einer davon ungültig wird: Sachkundeprüfung, Unterrichtungsnachweis, Bewacherregister-ID, Erste Hilfe, Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer. Fehlt ein gültiger Nachweis, ist die Kraft in der Disposition nicht einsetzbar.

Welche Nachweise Sie führen müssen, entscheidet Ihr Betrieb – CrewBrain überwacht die Gültigkeit und hält sie zum Einsatz griffbereit.

Streifengang, Pförtnerloge und Einlasskontrolle

Die Aufgaben unterscheiden sich stark, und mit ihnen die Anforderungen an die Besetzung. Der Streifendienst braucht andere Qualifikationen als die Pförtnerloge, die Einlasskontrolle am Festivaltor andere als der Doorman vor dem Club. CrewBrain hinterlegt diese Funktionen als eigene Personalkategorien: Sie planen nicht nur „eine Wache“, sondern die konkrete Rolle mit der passenden Sachkunde, der nötigen Körpergröße oder der geforderten Sprache.

Bei Großlagen kommt die Akkreditierung hinzu. Wer Zutritt zu welchem Bereich hat – Bühne, Backstage, Kassenzone – steht am Ausweis und in der Einteilung. Ändert sich die Lage, verschieben Sie Kräfte zwischen Toren und Posten, ohne die Übersicht zu verlieren.

Vom Auftrag zum Leistungsnachweis – in vier Schritten

Der Auftrag eines Objekts oder einer Veranstaltung wird mit Posten, Zeitfenstern und benötigten Funktionen angelegt.
Sie besetzen die Posten aus dem Pool; fehlt eine gültige Sachkunde, sperrt das System die Einteilung.
Vor Ort stempeln die Kräfte am Objekt – per App oder mobilem Terminal, mit Zuordnung zu Posten und Auftraggeber.
Aus den Ist-Zeiten entstehen Zuschlagsabrechnung und Leistungsnachweis je Auftraggeber – exportierbar auf Knopfdruck.

Kurzfristige Ausfälle und laufendes Controlling

Meldet sich eine Kraft kurz vor der Nachtschicht krank, zählt Tempo. CrewBrain zeigt Ihnen sofort, wer aus der Rufbereitschaft einspringen darf, ohne gegen Ruhezeit oder Wochenhöchstarbeitszeit zu verstoßen, und benachrichtigt die passende Springerkraft direkt. Die Nachbesetzung ist eine Sache von Minuten statt von Telefonketten.

Über den Monat entsteht nebenbei die Auswertung, die Disposition und Geschäftsleitung brauchen: Auslastung je Mitarbeiter, aufgelaufene Überstunden, Soll-Ist je Objekt und die Kosten je Kostenstelle. So sehen Sie früh, wo ein Objekt personell aus dem Ruder läuft – und nicht erst, wenn die Rechnung kommt.

Häufige Fragen

Können Objektschutz und Veranstaltungsdienst in einem System geplant werden?

Ja. Dauerhafte Objektschichten und kurzfristige Großlagen laufen über denselben Personalstamm. Sie planen feste Schichtrhythmen ebenso wie eine einmalige Eventdisposition mit vielen Kräften.

Wie wird verhindert, dass jemand ohne gültige Sachkunde eingeteilt wird?

Nachweise liegen mit Gültigkeitsdatum vor. Läuft ein Nachweis ab oder fehlt er, erscheint die Kraft für den betreffenden Einsatz nicht als verfügbar, und das System warnt vorab.

Werden Nachtzuschläge automatisch berechnet?

Ja. Aus den erfassten Zeiten berechnet CrewBrain Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach dem hinterlegten Modell – auch bei durchlaufenden Nachtschichten.

Können wir Personal überlassen und dabei Equal Pay dokumentieren?

Ja. CrewBrain führt Überlassungen mit Rahmen- und Überlassungsvertrag, Höchstüberlassungsdauer und Equal-Pay-Angaben und dokumentiert, wer wann an welchen Veranstalter überlassen wurde.

Wie erfassen Kräfte ihre Zeiten an einem Objekt ohne Technik?

Über die App auf dem eigenen Telefon oder ein mobiles Terminal. Die erfassten Zeiten hängen direkt am Objekt und am Einsatz und stehen für Leistungsnachweis und Abrechnung bereit.

Lassen sich Auswertungen je Objekt und Kostenstelle erstellen?

Ja. Zeiten, Zuschläge und Kosten laufen je Objekt und Kostenstelle zusammen. So vergleichen Sie geplante mit tatsächlichen Stunden und erkennen unrentable Aufträge frühzeitig.

Wie schnell ist eine kurzfristige Nachbesetzung möglich?

Bei einem Ausfall schlägt CrewBrain verfügbare Kräfte aus der Rufbereitschaft vor, die weder Ruhezeit noch Wochenhöchstarbeitszeit verletzen, und benachrichtigt sie direkt. Die Umbesetzung ist dokumentiert und sofort im Dienstplan sichtbar.

Eignet sich CrewBrain auch für mehrere Niederlassungen und Regionen?

Ja. Standorte, Regionalleitungen und einzelne Objekte lassen sich getrennt verwalten und trotzdem gemeinsam auswerten. Berechtigungen steuern, wer welche Objekte sieht und disponiert.

Deckt das auch Türsteher und Doorman-Dienste für Clubs ab?

Ja. Wiederkehrende Wochenendeinsätze in Clubs und Diskotheken planen Sie als feste Serie mit den passenden Funktionen und Qualifikationen – inklusive Zuschlägen für Nacht- und Feiertagsdienste.

Wer Kräfte an Veranstalter überlässt, findet die passenden Funktionen gebündelt auf der Seite Software für Personaldienstleister. Sicherheitsdienste sind eine von mehreren Branchen, für die CrewBrain die passenden Funktionen bündelt – einen Überblick gibt die Software für die Veranstaltungsbranche.