Personalplanung & Zeiterfassung für Catering

Jede Veranstaltung ist eine neue Aufstellung

Ein Cateringbetrieb plant nicht eine Belegschaft, sondern jede Veranstaltung neu. 40 Servicekräfte für die Firmenfeier am Freitag, 12 für den Empfang am Samstagvormittag, drei Köche für ein Menü, das um 19 Uhr steht. Der Pool besteht aus Festangestellten, Aushilfen, Studierenden und Kräften vom Dienstleister. Die Hälfte davon arbeitet unregelmäßig, ein Teil kurzfristig beschäftigt.

Wer diese Aufstellung in Excel, WhatsApp-Gruppen und Zuruf organisiert, verliert Zeit an drei Stellen: bei der Frage, wer überhaupt kann, bei der Abrechnung der Zuschläge und beim Nachweis, wer am Ende wirklich vor Ort war. CrewBrain fasst diese drei Stellen in einem System zusammen – von der Anfrage bis zur fertigen Lohnabrechnung.

Servicepersonal beim Catering einer Veranstaltung

Gebucht wird die Leistung, geplant wird das Personal

Ihre Bestell- und Bankettsoftware weiß, dass ein Empfang für 200 Gäste ansteht. Wer ihn bedient, mit welcher Qualifikation und zu welchem Zuschlag, beginnt dort, wo diese Software aufhört. Genau diese Personalseite ist die Aufgabe von CrewBrain.

Die vier Engpässe im Catering

Nicht die großen Fragen kosten Zeit, sondern vier wiederkehrende. An jeder hängt eine konkrete Funktion.

1

Der Pool ist größer als die Übersicht

200 Namen in einer Liste, aber wer hat am Samstag Zeit, wer darf Alkohol ausschenken, wessen Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz ist noch gültig, und wer war letzte Woche schon an drei Tagen im Einsatz?

2

Zuschläge sind die Regel, nicht die Ausnahme

Nacht, Sonntag, Feiertag – im Veranstaltungsgeschäft betrifft das die Mehrheit der Einsätze. Wer das nachträglich in Excel rechnet, rechnet falsch oder lange.

3

Ruhezeiten kollidieren mit dem Geschäft

Spätschicht bis zwei Uhr, Frühdienst um acht – rechnerisch geht das nicht. In der Planung fällt es niemandem auf, in der Prüfung schon.

4

Am Einsatzort gibt es keinen Schreibtisch

Die Zeiten entstehen in einer fremden Location, oft ohne WLAN, oft mit Leuten, die zum ersten Mal dabei sind.

Was CrewBrain jedem Engpass entgegensetzt

Disposition nach Qualifikation und Verfügbarkeit

Filtern Sie den Pool nach Zertifikat, Sprache, Umkreis und bisheriger Auslastung. CrewBrain prüft überschneidungen automatisch und zeigt nur, wer wirklich einsetzbar ist. Mehr zur Personalplanung und Personalverwaltung

Zuschläge laufen automatisch mit

Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge inklusive Kombinationslogik – direkt aus den erfassten Zeiten, mit Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Mehr zur Abrechnung

Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen im Blick

CrewBrain warnt bei weniger als elf Stunden zwischen zwei Einsätzen und wertet Sonntagsarbeit und Einsätze über zehn Stunden aus – bevor der Dienstplan steht. Mehr zur Zeiterfassung

Zeiterfassung vor Ort – auf sechs Wegen

Terminal mit RFID-Chip am Personaleingang, App auf dem eigenen Telefon, Desktop-Stempeluhr in der Küche. Sechs Wege, damit einer davon zu jeder Location passt. Mehr zur Mitarbeiter-App

Mehr zur Schichtplanung

Küchenteam bereitet das Catering-Menü vor

Nachweise, die im Catering zählen

Zertifikate liegen mit Ablaufdatum vor, und CrewBrain warnt, bevor einer davon ungültig wird: Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, Hygieneschulung, Ausschankberechtigung, Ersthelferausbildung, Führerschein für Transportfahrten. Wer keinen gültigen Nachweis hat, taucht in der Disposition gar nicht erst als verfügbar auf.

Welche Nachweise Sie führen müssen, entscheidet Ihr Betrieb – CrewBrain überwacht die Gültigkeit und hält sie zur Veranstaltung griffbereit.

Angebunden an Ihre Veranstaltungssoftware

Den Bedarf müssen Sie nicht abtippen. CrewBrain übernimmt ihn direkt aus zwei Systemen, die auf Catering und Bankett spezialisiert sind:

MouseClick – aus Angeboten und Aufträgen werden Jobs mit konkretem Personalbedarf.
Bankettprofi – Veranstaltungen und Veranstaltungstage kommen samt benötigter Küchen-, Service- und Barkräfte herein.

Beide Systeme liefern den Bedarf – zwei Barkeeper, vier Servicekräfte. Welche zwei und welche vier, klärt CrewBrain. Alle weiteren Systeme finden Sie unter Schnittstellen und offene API.

Freelancer, Reisewege und Aufbautage

Große Veranstaltungen leben von Freiberuflern und auswärtigen Kräften. Deren Honorare, Anfahrten, Übernachtungen und Verpflegungspauschalen gehören zum Auftrag – und meist zu einer separaten Zettelwirtschaft. In CrewBrain hängen Reisekosten direkt an der Schicht: gefahrene Kilometer, Hotelbelege und Spesen erfasst die Kraft selbst, Sie geben frei und übergeben alles gemeinsam mit den Stunden an die Buchhaltung.

Auch der Vorlauf einer Veranstaltung wird planbar. Aufbau am Vortag, Generalprobe, Abbau in der Nacht – jede dieser Phasen bekommt ihren eigenen Bedarf, ihre eigene Besetzung und ihre eigene Zeiterfassung. So steht am Ende nicht nur, wer serviert hat, sondern auch, wer Stellwände geschleppt, Gläser poliert und die Küche vorbereitet hat.

Vom Angebot zur Lohnabrechnung – in vier Schritten

Der Personalbedarf einer Veranstaltung kommt aus Ihrer Bankett- oder Bestellsoftware – oder Sie legen ihn direkt an.
Sie besetzen die Positionen aus dem gefilterten Pool; Konflikte, Ruhezeiten und fehlende Nachweise meldet das System sofort.
Vor Ort erfassen die Kräfte ihre Zeiten über Terminal, App oder Stempeluhr – jede Buchung hängt an ihrer Schicht.
Zuschläge und Reisekosten rechnet CrewBrain aus den Ist-Zeiten und übergibt sie an die Lohnbuchhaltung.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch für kurzfristig Beschäftigte und Aushilfen?

Ja. Aushilfen, Studierende und kurzfristig Beschäftigte liegen mit ihren Verfügbarkeiten und Qualifikationen im selben Pool wie Festangestellte und Freelancer. Bei der Disposition sehen Sie zu jeder Person, wie viele Tage sie in einem Zeitraum bereits im Einsatz war.

Wie erfassen Aushilfen ihre Zeiten, wenn sie die App nicht installieren wollen?

Dafür gibt es das Terminal mit RFID-Chip am Personaleingang und die Desktop-Stempeluhr vor Ort. Niemand muss eine App installieren – die erfassten Zeiten hängen trotzdem direkt an der richtigen Schicht.

Werden Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch berechnet?

Ja. Sie hinterlegen Ihr Zuschlagsmodell einmal, danach berechnet CrewBrain Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge aus den erfassten Stunden – auch, wenn mehrere davon in einer Schicht zusammentreffen.

Können wir Personal von Dienstleistern mitplanen?

Ja. Kräfte von Personaldienstleistern lassen sich als eigene Gruppe führen und in dieselben Veranstaltungen einplanen wie das eigene Team, inklusive Zeiterfassung und Auswertung.

Lässt sich CrewBrain an unsere Bestellsoftware anbinden?

Für MouseClick und Bankettprofi gibt es fertige Schnittstellen. Darüber hinaus steht eine offene API bereit, über die sich weitere Systeme anbinden lassen.

Wenn Sie Servicekräfte nicht selbst beschäftigen, sondern über einen Dienstleister beziehen oder selbst überlassen, lohnt der Blick auf die Software für Personaldienstleister. Catering ist eine von mehreren Branchen, für die CrewBrain die passenden Funktionen bündelt – einen Überblick gibt die Software für die Veranstaltungsbranche.